Cách tính số bàn tiệc cưới chính xác để không dư, không thiếu

Dư 5 bàn tiệc có thể khiến bạn mất 25–30 triệu. Thiếu bàn lại khiến khách đứng chờ, cực kỳ khó xử. Đây là cách tính số bàn mà nhiều wedding planner áp dụng.

Tỷ lệ khách đến thực tế theo nhóm

Không phải ai nhận thiệp cũng đến. Tỷ lệ tham khảo:

Công thức

Số khách dự kiến = Σ (số thiệp × tỷ lệ đến × số người/thiệp)

Số bàn = Số khách dự kiến ÷ 10, làm tròn lên + 5–8% bàn dự phòng

Ví dụ: 420 thiệp, tính ra 380 khách dự kiến → 38 bàn + 2–3 bàn dự phòng = 40–41 bàn.

Thu RSVP để tăng độ chính xác

Cách hiệu quả nhất hiện nay là để khách tự xác nhận qua website cưới. Khi khách bấm "Sẽ tham dự" kèm số người, bạn có con số thật thay vì ước đoán. Hãy tạo website cưới online và đính link vào thiệp Zalo.

Sau đó nhập toàn bộ vào công cụ quản lý khách mời – công cụ tự cộng số người "Sẽ đi" và gợi ý số bàn cần đặt.

Thời điểm báo bàn cho nhà hàng

• 2 tuần trước: báo số bàn dự kiến.
• 3–5 ngày trước: báo số bàn chính thức.
• Ngày cưới: chuẩn bị 2–3 bàn dự phòng, chỉ tính tiền khi mở.

Hãy đọc kỹ hợp đồng về số bàn tối thiểu và phần trăm được giảm. Một số nhà hàng chỉ cho giảm tối đa 10% so với số đã đặt.

Sắp xếp bàn hợp lý

• Bàn họ hàng gần, bố mẹ ở gần sân khấu.
• Nhóm bạn bè, đồng nghiệp cùng công ty ngồi chung.
• Khách lớn tuổi tránh gần loa.

Bạn có thể vẽ sơ đồ sảnh và gán khách vào từng bàn bằng công cụ sơ đồ chỗ ngồi.